Касса для бильярдного клуба: время стола, бар и прокат в одном чеке

Касса для бильярдного клуба должна собирать время игры, заказы из бара и прокат киёв в один счёт стола и в конце выдавать один чек. Магазинная касса так не умеет: она продаёт готовый товар, а главный товар бильярда — время, и его цена известна только тогда, когда игра закончилась. Ниже — как складывается счёт стола, что должно быть в чеке, как закрывать расчёт и что нужно на рабочем месте кассира.

Почему магазинная касса не подходит бильярду

В магазине товар пробили, оплатили — продажа закончена. За бильярдным столом продажа длится часами:

• стол открыт, сумма растёт каждую минуту и становится окончательной только при закрытии;
• за вечер к тому же столу добавляются чай, напитки, закуски;
• цена зависит от времени суток: дневной и ночной тариф, VIP-столы;
• гости переходят за другой стол, берут кий напрокат, платят вперёд «за час».

С магазинной кассой клуб обычно ведёт два учёта: время — в тетради или на простом таймере, бар — в кассе. В конце игры администратор складывает их вручную. Именно здесь и появляются ошибки: забытый второй чайник, округлённые минуты, напиток, который «потом запишу». Поэтому касса бильярдного клуба должна с самого начала видеть время, бар и прокат в одном счёте стола.

Один стол — один счёт: что в него входит

Счёт стола состоит из трёх частей: время игры, заказы из бара и прокат инвентаря. Например, стол стоит 60 000 сум в час:

В Казахстане расчёт тот же: при цене 2 500 тенге в час те же 2 часа 15 минут стоят 5 625 тенге.

Чтобы счёт сходился, достаточно трёх правил:

• Заказ сразу записывается на стол. В момент, когда напиток отнесли, а не в конце смены. Если вечером заняты пять столов, удержать в голове, кто что взял, невозможно.
• Прокат — тоже в счёт стола. Деньги за кий или другой инвентарь идут в счёт этого стола, а не в отдельный карман.
• Сменился стол — счёт переезжает. Когда гости переходят за другой стол, не закрывайте старый сеанс, чтобы открыть новый: минуты и заказы теряются именно так.

В ClubTime продажи бара добавляются к сеансу стола и списываются с остатка на складе, а сумма проката попадает в счёт сеанса и в отчёт смены. Сеанс переносится на другой стол вместе со временем и счётом, в истории видны оба стола. Как вести остатки бара и себестоимость — в статье о баре, складе и FIFO.

Что должно быть в чеке

Чек — самый дешёвый способ закончить спор с гостем. Гость, который уверен, что «пришёл в 20:00», быстро соглашается, когда видит в чеке время начала. В хорошем чеке есть:

• название клуба и дата;
• номер или название стола;
• время начала и конца, длительность;
• сумма за время, бар и прокат — отдельными строками;
• итог — крупно и однозначно.

Если всё слито в одну цифру, гость не понимает, за что платит, и начинает задавать вопросы. По чеку с разбивкой вопросов меньше.

В чеке ClubTime — стол, время начала и конца, длительность, сумма за время, бар, прокат и итог, внизу QR-код. На Android чек печатается на Bluetooth-термопринтер ESC/POS, на Windows и Mac — на любой принтер в системе, ширина ленты 58 или 80 мм. С iPhone и iPad чеки не печатаются, поэтому, если чек нужен, на кассе должно стоять Android-устройство или компьютер.

Требования к фискальному чеку и онлайн-кассе — отдельный вопрос, уточните их у налогового консультанта.

Закрытие счёта: оплата, скидки и раздельный расчёт

Закрытие стола — момент, когда на кассе ошибаются чаще всего. Гости торопятся, один платит картой, другой наличными. Заранее оговорённые правила делают этот момент спокойным:

• Способ оплаты фиксируется. Наличные, карта, перевод — в конце смены каждый сверяется отдельно. Наличные в кассе сверяются только с оплатами наличными.
• Скидка — только по правилу. Кто может дать скидку, какую и когда — записано. Устное «постоянному гостю на 10 000 меньше» — обычный источник недостачи.
• Раздельный расчёт. Счёт стола остаётся одним. Если четверо друзей хотят разделить сумму, администратор называет итог и принимает оплату несколькими частями, но не дробит стол и не удаляет строки. Например, 185 000 сум на четверых поровну — по 46 250 сум.
• Промежуточная сумма. Большой компании вечером время от времени называйте сумму «на сейчас» — итог в конце не станет сюрпризом.
• Предоплата с незнакомых гостей. Ночью или с новыми гостями время или сумма оплачиваются вперёд. В ClubTime таймер ставится на заданное время или сумму, перед окончанием приложение предупреждает, а сеанс закрывает администратор.

Как пересчитывать кассу в конце смены и искать недостачу — в статье о недостаче и контроле персонала.

Рабочее место кассира: устройство, принтер и интернет

Специальный терминал для кассы бильярдного клуба не нужен. Нужно вот что:

• Основное устройство. Планшет или компьютер на стойке — на большом экране все столы видны сразу. Телефон может быть запасным или вторым устройством для бара.
• Принтер чеков. 58 мм — компактный, 80 мм — шире, длинный чек на нём легче читать. Запас ленты всегда на кассе: если она кончится вечером, чек выдать будет нечем.
• Стабильное питание. Планшет на зарядке, а для компьютера — ИБП на случай коротких отключений.
• Независимость от интернета. Даже без интернета стол должен открываться, закрываться, а чек — печататься.

ClubTime работает на Android, iPhone/iPad, Windows и macOS. Без интернета он продолжает работать: всё сначала сохраняется на устройстве и само синхронизируется с облаком, когда связь вернётся. Устройства сотрудников бесплатны — платит только владелец клуба, поэтому отдельное устройство для кассы и бара не требует доплаты. Владелец следит за клубом в реальном времени с другого телефона и получает в Telegram сообщения о каждом закрытом столе, смене и продаже.

Как проверить кассовую программу на пробном периоде

Один простой сценарий покажет больше любой рекламы. На пробном периоде пройдите его целиком:

1. Откройте сеанс на столе и подождите 10–15 минут.
2. Добавьте на этот стол два напитка и прокат кия.
3. Перенесите сеанс на другой стол.
4. Выключите Wi-Fi, закройте стол и напечатайте чек.
5. Закройте и один сеанс, который переходит границу дневного и ночного тарифа.
6. Откройте отчёт смены: суммы за время, бар и прокат должны совпадать с чеками.

Если на каком-то шаге администратору приходится считать вручную или записывать в тетрадь, вечером ошибка появится именно там. Проверяйте не только в тихий день, но и хотя бы в один загруженный вечер. Возможности ClubTime для бильярдного зала — на странице для бильярдных клубов.

Частые вопросы

Подойдёт ли бильярдному клубу обычная магазинная касса?

Для бара — да, для времени стола — нет. Магазинная касса не считает время, поэтому его учитывают отдельно и в конце игры складывают вручную — тут и возникают ошибки.

Можно ли печатать чеки с iPhone?

В ClubTime — нет: с iPhone и iPad чеки не печатаются. На Android чек идёт на Bluetooth-термопринтер, на Windows и Mac — на любой принтер в системе.

Работает ли касса без интернета?

ClubTime — да: столы открываются и закрываются, данные хранятся на устройстве и сами уходят в облако, когда интернет вернётся.

Можно ли видеть выручку за время и за бар отдельно?

В ClubTime — да. В чеке это отдельные строки, а в отчётах выручка разбита по типам клуба и по бару.

Коротко

• Касса бильярдного клуба должна собирать время, бар и прокат в один счёт стола — магазинная касса этого не делает.
• Заказ сразу пишется на стол, прокат тоже идёт в счёт стола, при смене стола счёт переезжает.
• Когда время, бар и прокат в чеке отдельными строками, споров меньше.
• Правила оплаты, скидок и раздельного расчёта записаны заранее.
• Проверяйте программу одним полным сценарием: заказ, перенос, закрытие без интернета, отчёт смены.

Попробуйте ClubTime 15 дней бесплатно, со всеми функциями и без карты. Стоимость тарифа зависит только от числа столов — тарифы.