Учёт бара в клубе: остатки, себестоимость FIFO и реальная прибыль

Выручку бара узнать легко — она видна в кассе. С прибылью сложнее: нужно знать, за сколько куплена каждая проданная бутылка, а закупочная цена меняется от партии к партии. Учёт бара в клубе держится на трёх вещах: себестоимость по FIFO, регулярная инвентаризация и продуманная цена. Ниже — все три на конкретном примере с цифрами.

Выручка бара — ещё не прибыль

Если в тетради записано «бар сегодня: 300 000 сум», это выручка. Прибыль — то, что остаётся после вычета себестоимости проданного товара. Кроме того, есть аренда, зарплата, электричество, но чтобы оценить бар отдельно, сначала нужен этот шаг.

Без учёта бар обычно теряет деньги в трёх местах:

• Цена устаревает. Поставщик поднял цену, а в меню всё по-старому. Бар работает, но с каждой бутылки остаётся меньше.
• Недостача не видна. Продано, отдано бесплатно, разбито, просрочено — в тетради всё это одинаковое «нет».
• Деньги замораживаются в товаре. Неходовой товар месяцами стоит на полке, а деньги за него не оборачиваются.

Что такое FIFO и зачем он нужен

FIFO — first in, first out, «первым пришёл — первым ушёл». В учёте это значит: себестоимость проданного товара берётся по цене самой старой партии, а когда она закончилась — по следующей. Выкладка на полке должна быть такой же: старая партия впереди, новая сзади. Тогда товар не просрочится в глубине полки.

Почему бы не считать просто по последней закупочной цене? Потому что на складе одновременно лежат партии по разным ценам, и при расчёте по одной цене прибыль получается выше или ниже реальной.

Пример: две партии, одна неделя

Допустим, в клубе газировка 0,5 л продаётся по 10 000 сум.

• Партия 1: 24 штуки по 5 000 сум — всего 120 000 сум.
• Партия 2: поставщик поднял цену, 24 штуки по 6 000 сум — всего 144 000 сум.
• За неделю продано 30 штук: выручка 30 × 10 000 = 300 000 сум.

Себестоимость по FIFO:

• сначала вся партия 1: 24 × 5 000 = 120 000 сум;
• оставшиеся 6 штук из партии 2: 6 × 6 000 = 36 000 сум;
• итого себестоимость: 156 000 сум.

Валовая прибыль: 300 000 − 156 000 = 144 000 сум. На складе осталось 18 штук из партии 2: 18 × 6 000 = 108 000 сум. Проверка: 156 000 + 108 000 = 264 000 — ровно столько стоили обе партии.

Сравните с расчётом по одной цене:

Но главный вывод — на следующей неделе. Партия 1 закончилась, теперь каждая бутылка на полке стоит 6 000 сум. Если цена продажи осталась 10 000, с каждой штуки остаётся уже не 5 000, а 4 000 сум. А владелец может по-прежнему думать «на газировке я зарабатываю 5 000 с бутылки», хотя это уже неправда. FIFO показывает именно этот момент.

Инвентаризация и недостачи

Каким бы точным ни был учёт, без пересчёта полки остатки существуют только на бумаге. Рабочий порядок:

• Считайте при приёмке. Когда приехал поставщик, сверяйте товар с накладной поштучно. Недовезённые 2 штуки потом всплывут как «недостача», и причину уже не найти.
• Короткий пересчёт при пересменке. 5–10 самых ходовых позиций при каждой сдаче смены — это несколько минут, зато расхождение привязано к конкретной смене.
• Полная инвентаризация. Весь товар раз в неделю или в месяц, когда клуб закрыт.
• Списания — отдельно. Разбилось, просрочилось, угостили гостя — каждое с причиной. Тогда «необъяснимая недостача» действительно будет необъяснимой.

Например, по учёту на полке должно быть 18 бутылок, а по факту 15. Недостача 3 штуки: по себестоимости это 3 × 6 000 = 18 000 сум убытка, по цене продажи — 3 × 10 000 = 30 000 сум недополученной выручки. Один раз — мелочь, каждую неделю — повод искать причину.

Типичные причины: продажа мимо кассы, угощения для знакомых, ошибки при приёмке, воровство. Пересчёт по сменам привязывает недостачу к времени и человеку — это часть контроля персонала, подробнее: контроль персонала и кассы.

Цена: наценка и маржа

Не путайте два понятия:

• Наценка — сколько добавлено к себестоимости, считается от себестоимости.
• Маржа — какая доля цены продажи является прибылью.

Например, себестоимость 5 000, цена 10 000 сум: наценка 100% (5 000 сверху на 5 000), маржа 50% (5 000 из 10 000). Цена та же, а себестоимость стала 6 000: наценка около 67%, маржа 40%. Правило «в баре у нас наценка 100%» перестаёт быть правдой в тот день, когда поднялась закупка.

Что учитывать в цене, кроме себестоимости:

• Цены ближайшего магазина. Гость знает, сколько стоит вода в магазине. В клубе дороже — это нормально: товар под рукой, прямо у стола. Но если разница слишком большая, напитки начнут приносить с собой.
• Круглые цены. Не 9 700, а 10 000 — сдача быстрее, ошибок меньше.
• Пересмотр с каждой новой партией. Закупка подорожала — осознанно решите, поднимать цену или соглашаться на меньшую прибыль.
• Товары с низкой себестоимостью. У чая и кофе себестоимость порции небольшая, поэтому они могут давать заметную часть прибыли.

Что держать в баре бильярдного и PlayStation-клуба

Бар клуба — не ресторан. Задача: гость покупает, не отходя от игры, товар быстро оборачивается, деньги не лежат на полке.

• Напитки: вода, газировка, соки, чай и кофе. Это основа.
• Снеки: чипсы, орехи, шоколадные батончики, печенье — в упаковке и с долгим сроком хранения.
• Мало позиций, но ходовых. Лучше 15 позиций, чем 50: меньше замороженных денег, быстрее пересчёт.
• Следите за сроками. Медленные позиции не берите большими партиями.
• Берегите столы и технику. У бильярдного стола удобнее бутылка с крышкой, чем открытый стакан: пролитый напиток портит сукно. В PlayStation-зале липкие напитки и жирные чипсы оказываются на геймпадах — положите салфетки.

Горячая еда, алкоголь или табак могут требовать отдельных разрешений и условий — до начала уточните в центре госуслуг или у консультанта. В PlayStation-клубах много молодых гостей, поэтому там же уточните, какие товары кому можно продавать.

Что должен видеть сотрудник

Бармен или администратор должен продавать и видеть остатки. Знать закупочные цены и прибыль ему не обязательно: цены поставщиков — коммерческая информация клуба, а цифры прибыли могут увести разговоры о зарплате не туда.

В ClubTime бар и склад в одном месте: остатки, себестоимость по FIFO и реальная прибыль. Благодаря PIN-коду сотрудник продаёт, но не видит себестоимость и прибыль. В отчётах выручка бара идёт отдельно от столов, закупки записываются как расходы, а о каждой продаже владельцу приходит сообщение в Telegram.

Какую долю выручки даёт бар

Смотрите на бар как на отдельный бизнес внутри клуба. Хватает двух простых показателей:

• Доля бара: выручка бара ÷ общая выручка. Например, за месяц столы принесли 20 000 000, бар — 5 000 000 сум: всего 25 000 000, доля бара 20%.
• Выручка бара на игровой час: выручка бара ÷ проданные часы столов. Например, если за тот же месяц сыграно 500 часов, 5 000 000 ÷ 500 = 10 000 сум на час.

Второй показатель полезнее, потому что он учитывает загрузку: тихий месяц можно сравнивать с загруженным. Если смены похожи по загрузке, а у одной выручка бара на час заметно ниже — ищите продажи мимо кассы. Добавили новый товар — проверьте, вырос ли показатель.

«Правильной» доли бара не существует — следите за изменениями в своём клубе месяц к месяцу. Об остальных ключевых цифрах: главные показатели клуба.

Коротко

• Выручка бара — не прибыль: вычтите себестоимость проданного товара.
• FIFO берёт себестоимость по самой старой партии и показывает, когда из-за роста закупки падает прибыль.
• Считайте при приёмке и при пересменке, полностью — минимум раз в месяц; списания записывайте с причиной.
• Не путайте наценку и маржу, пересматривайте цену с каждой новой партией.
• Следите за долей бара и выручкой бара на игровой час месяц к месяцу.

Вести бар можно и в тетради, но считать FIFO вручную приходится с каждой партией. Бар, склад и PIN-код в ClubTime можно попробовать бесплатно 15 дней, без карты. Тариф зависит от числа столов: тарифы.