Бронирование столов в клубе: неявки гостей и двойные брони

Чтобы бронирование столов в клубе работало, нужны три правила: все брони записываются в один журнал, каждая бронь берётся со временем начала и конца, а правило опоздания называется гостю сразу при бронировании. Тогда две компании не придут к одному столу, а гость, который не пришёл, не держит пустым самый дорогой вечерний час. Ниже — когда принимать брони, что в них записывать, откуда берутся двойные брони и что делать с неявками.

Когда брать брони и сколько столов под них отдавать

Бронь нужна не на все часы. Днём, когда столы свободны, гость просто приходит и играет, а бронь превращается в лишнюю запись. Бронь окупается там, где столов не хватает: вечером, в выходные, на VIP-столы и для компаний.

Не отдавайте под брони все столы. Гость с улицы тоже приносит деньги, а ответ «всё занято» отправляет его в другой клуб. Например, в зале на 8 столов в пятницу и субботу вечером под брони отдают до 5 столов, а 3 остаются для тех, кто пришёл без записи. Через месяц поправьте пропорцию по отчётам.

На вечерние брони поставьте минимальное время, например 1,5 или 2 часа. Иначе получасовая бронь в час пик режет стол пополам: ни до неё, ни после не поместится длинная игра. Как заполнить пустые дневные часы — в статье о дневном и ночном тарифе.

Что записывать в бронь

Хорошую запись брони администратор другой смены понимает без вопросов. В ней есть:

• имя и номер телефона;
• дата, время начала и конца — не просто «20:00», а «20:00–22:00»;
• число гостей и тип стола (обычный или VIP), при необходимости — конкретный номер стола;
• кто принял бронь.

После записи повторите всё гостю: «Суббота, с 20:00 до 22:00, четыре человека, VIP-стол». Тут же назовите правило опоздания. Перепутанная дата или время исправляется именно в эту минуту, а не тогда, когда гость уже пришёл.

Если постоянная компания приходит каждую неделю в одно время, записывайте бронь на одну-две недели вперёд и каждый раз подтверждайте её накануне.

Откуда берутся двойные брони

Две компании у одного стола в одно время — почти всегда одни и те же причины:

• Несколько каналов. Брони приходят по телефону, в Telegram и Instagram, и каждый канал — у другого администратора или в другой тетради.
• «Потом запишу». Бронь принимают на словах, в журнал она попадает с опозданием или не попадает вовсе.
• Только время начала. Про бронь «20:00 — стол 3» непонятно, когда она заканчивается, и следующий администратор ставит на этот стол ещё одну на 21:00.
• Пересменка. Бронь, принятую дневной сменой, не передают вечерней.

Решение — один журнал. Откуда бы ни пришла бронь, она записывается в одно место и считается действительной, только если она там есть. Между бронями оставляйте 15 минут запаса: если предыдущая компания чуть задержится или стол нужно собрать, следующая не будет ждать. В караоке и VR-комнатах запас больше — подробно в статье о караоке и VR-комнатах.

В ClubTime бронь создаётся до 14 дней вперёд, со временем и именем, а пересекающиеся брони блокируются: два администратора не поставят две брони на один стол в одно время.

Гость без брони за забронированным столом

Бронь на 20:00, сейчас 18:40, стол свободен. Держать его пустым — терять деньги. Отдать стол гостю без брони можно, но при двух условиях:

1. Предупредите заранее. «Этот стол забронирован с 20:00, играть можно до 19:45» — до начала игры, а не в конце.
2. Ставьте таймер на время. Не открытый таймер, а с точным временем окончания.

Например, при цене 60 000 сум в час с 18:40 до 19:45 — это 65 минут — стол принесёт 65 000 сум. Пустой — ничего. Оставшиеся 15 минут с 19:45 до 20:00 уходят на уборку стола и запас.

В ClubTime таймер ставится на заданное время или сумму, и перед окончанием приложение предупреждает. Сеанс закрывает администратор, поэтому освободить стол к приходу гостей с бронью — его задача. Если свет над столом подключён к умной розетке, по окончании лимита времени он выключится сам — для этого ClubTime должен быть открыт на устройстве, которое управляет клубом.

Гость не пришёл: правило опоздания и напоминание

Неявка стоит пустого стола и гостей, которым отказали. Например, стол стоит 60 000 сум в час, в субботу вечером не пришли три брони по 2 часа, а столы держали «вдруг придут»: 3 × 2 × 60 000 = 360 000 сум. С правилом опоздания в 15 минут потеря составила бы по 15 000 сум на стол, всего 45 000 сум. В Казахстане при цене 2 500 тенге в час это 15 000 тенге против 1 875 тенге.

Правила, которые снижают число неявок:

• Правило опоздания. Например, 15 минут: после этого стол отдают следующему гостю. Правило называют при бронировании — тогда потом не будет спора.
• Напоминание. В день брони, за 1–2 часа — звонок или сообщение: «Ждём вас в 20:00». Нет ответа — отметьте бронь как сомнительную.
• Отменить должно быть легко. Попросите: «Если не сможете прийти, напишите». Гость, которому неловко отменять, просто не приходит.
• Повторные неявки. Если гость дважды не пришёл без предупреждения, следующую его бронь принимайте только после звонка-подтверждения.
• Предоплата — только на самые загруженные вечера. Например, для большой компании или на праздничный вечер. Возвращается ли она и до какого времени можно отменить — запишите заранее, и пусть будет понятно, кто принял деньги. ClubTime не берёт предоплату за бронь, так что это остаётся правилом клуба.

Где вести журнал броней

Тетрадь тоже работает, если она одна и всегда лежит на стойке. Беда в том, что она только на стойке: администратор принимает бронь по телефону, стоя в зале, и бронь снова становится «потом запишу». В общем чате или телефонном журнале правило то же: бронь действительна только в одном месте.

Главная польза брони в программе — двойную бронь останавливает программа, а не внимательность администратора. ClubTime работает на Android, iPhone/iPad, Windows и macOS, устройства сотрудников бесплатны — платит только владелец клуба. Без интернета он продолжает работать: всё сначала сохраняется на устройстве и само синхронизируется с облаком, когда связь вернётся. Остальные возможности для бильярдного зала — на странице для бильярдных клубов.

Частые вопросы

Сколько держать стол, если гость с бронью опаздывает?

Правило клуб устанавливает сам, например 15 минут. Главное — назвать его при бронировании: тогда, когда стол отдадут другим, спора не будет.

Нужно ли брать предоплату за бронь бильярдного стола?

Не обязательно. На самые загруженные вечера и для больших компаний можно, но условия возврата должны быть записаны заранее. ClubTime предоплату за бронь не берёт.

За сколько дней можно забронировать стол в ClubTime?

До 14 дней вперёд, со временем и именем. Вторую бронь на тот же стол в то же время поставить нельзя.

Можно ли отдать забронированный стол гостю без брони?

Да, если до начала брони достаточно времени. Заранее скажите гостю, до какого часа стол свободен, и поставьте таймер так, чтобы он заканчивался за 15 минут до брони.

Коротко

• Все брони записываются в один журнал, со временем начала и конца.
• Не отдавайте под брони все столы: оставьте места для гостей без записи.
• Между бронями — 15 минут запаса; гость без брони за забронированным столом — только с таймером на время.
• Правило опоздания называют при бронировании, в день брони напоминают.
• Предоплата — только на самые загруженные вечера и с записанными условиями.

В ClubTime бронь, таймер и бар — в одном приложении. Попробуйте 15 дней бесплатно, без карты. Стоимость тарифа зависит только от числа столов — тарифы.